企業(yè)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)當(dāng)中使用公章、合同章、財(cái)務(wù)章、發(fā)票章、法人名章這五類(lèi)使用頻率是最高，其中除了法人名章之外，其他都需要進(jìn)行備案。也就是說(shuō)法人名章不需要備案。法人名章需要配合企業(yè)印章使用才具備和產(chǎn)生法律效力。

除了法人名章之外，公司職能部門(mén)使用的印章如人事部的人事章，生產(chǎn)企業(yè)的質(zhì)檢章，以及建筑公司的項(xiàng)目部印章，這些印章主要是對(duì)內(nèi)協(xié)調(diào)工作、以及在生產(chǎn)資料文件上使用的，對(duì)外沒(méi)有法律效力，一般不需要進(jìn)行備案。

印章管理工作有哪些值得注意的？

1.專(zhuān)人專(zhuān)章專(zhuān)管，根據(jù)印章的種類(lèi)不同，設(shè)置不同的部門(mén)章，做到專(zhuān)人專(zhuān)負(fù)責(zé)，制定完善的公司印章管理制度并要求工作人員嚴(yán)格遵守。避免管理混亂造成用章不規(guī)范而無(wú)法追責(zé)。

2.公司印章不得隨意帶出，如有特殊情況應(yīng)當(dāng)建立好登記，審批，記錄的外帶制度，并安排專(zhuān)門(mén)的印章管理人員一同外出。為避免印章外帶缺乏監(jiān)管，發(fā)生私蓋現(xiàn)象，建議使用便攜式智能印章，協(xié)助企業(yè)對(duì)印章外出的管控工作，確保用章安全。

3.建立起完善的使用責(zé)任與追責(zé)制度，明確違規(guī)使用印章的懲罰措施。因此從用章申請(qǐng)到蓋章以及蓋章之后都要詳細(xì)記錄在印章登記簿上，確保發(fā)生違規(guī)事件能夠從中快速找到直接責(zé)任人。但是人工登記印章記錄可能會(huì)有漏登以及篡改等風(fēng)險(xiǎn)，還是建議使用智能印章管理系統(tǒng)，前后用章數(shù)據(jù)系統(tǒng)自動(dòng)生成，永久保存不可篡改，保障了用印信息的真實(shí)和有效。

5.避免一章多刻現(xiàn)象，《印章治安管理》條例當(dāng)中規(guī)定，企業(yè)只能備案和使用一枚公章，但有的企業(yè)業(yè)務(wù)分散在各地，為了保障業(yè)務(wù)的開(kāi)展存在同時(shí)使用多枚公章行為。這些私刻的印章同樣也是具備法律效力的，不僅不容易管控，一旦被人拿去偷蓋、私蓋其他協(xié)議當(dāng)中企業(yè)需要為此承擔(dān)責(zé)任。

6.對(duì)于分公司印章的管理，企業(yè)需要更加嚴(yán)格的管控，使用審批權(quán)限要盡量地放在總部當(dāng)中，避免分公司違規(guī)而給總部帶來(lái)糾紛。但如此以來(lái)，分公司的用章效率會(huì)比較低效，所以既要保證印章使用安全又要保證分公司的用章效率，建議搭建使用智能印章管理系統(tǒng)，智能印章系統(tǒng)通過(guò)終端智能設(shè)備，可以協(xié)助總部遠(yuǎn)程的管控分公司印章，印章不需要防止總部保管，但其所有的操作權(quán)限依然還是在總部，高效用印的同時(shí)確保了用章的規(guī)范和安全。